Accueil en face à face

L'accueil est l'action et la manière de recevoir quelqu'un ou quelque chose. C'est une expérience globale pour le visiteur envers qui l'on accomplit des gestes d'hospitalité, avant, pendant et même après son départ. L'accueil permet de recevoir et de s'occuper des clients ou des visiteurs d'une manière professionnelle et courtoise. L'accueil est un élément important de l'image de marque d'une entreprise

Inviter, accompagner et garder le contact: chaque geste ou dispositif peut sembler secondaire ou anodin. Mais un accueil performant qui attire et retient l'attention tout en marquant la mémoire se traduit par une foule de détails où chaque membre du personnel, de première ligne ou non, est interpellé. L'accueil ne se résume pas à savoir dire bonjour et à sourire à l'arrivée du visiteur

Accueil téléphonique

L'accueil téléphonique est le premier contact entre un client et une entreprise. Il s'agit d'un service essentiel qui permet de renseigner les clients, de répondre à leurs questions, de filtrer et transférer les appels téléphoniques en fonction de la demande.

Les missions de l'accueil téléphonique:

• Répondre aux appels téléphoniques des interlocuteurs de manière professionnelle et courtoise.

• Renseigner les clients sur les produits et services de l'entreprise.

• Répondre aux questions des interlocuteurs et apporter des solutions aux problèmes rencontrés.

• Transférer les interlocuteurs vers le bon service en fonction de leurs besoins.

• Prendre en charge les réclamations des clients et les traiter de manière efficace.

• Mettre à jour les agendas des collaborateurs et prendre des rendez-vous.

Access

Un logiciel de base de données développé par Microsoft. Il permet de créer et de gérer des bases de données, c'est-à-dire des ensembles de données organisées et stockées de manière à pouvoir être facilement consultées et modifiées.

Exemples d'utilisation d'une base de données :

• Création de tables pour stocker les données
• Définition des relations entre les tables
• Création de formulaires pour saisir et modifier les données
• Création de requêtes pour interroger les données
• Création de rapports pour présenter les données

Acronyme

Un mot formé à partir des premières lettres d'un groupe de mots, souvent le nom d'une organisation ou d'un concept. Un acronyme se prononce comme un mot ordinaire comme "COVID" et "FIFA". Un acronyme ne doit pas être confondu avec des initiales ou une abréviation comme "TVA" ou "Cc".

Acquittement manuel

L'acquittement manuel désigne une signature apposée sur un document pour signifier qu'on l'a reçu et qu'on l'accepte. L'acquittement manuel est une preuve de réception et d'acceptation d'un document.

Différents types de documents pouvant nécessiter un acquittement manuel :

• Bon de livraison (indique qu'on a reçu un colis)
• Facture
• Reçu
• Décharge

Affranchir

Affranchir signifie apposer un timbre sur un courrier pour payer son envoi. L'affranchissement est obligatoire pour que le courrier soit acheminé à son destinataire.

Modes d'affranchissement :

· Machine à affranchir

Annuaire

Un répertoire contenant les noms, adresses et coordonnées de personnes ou d'organisations. Les annuaires peuvent être papier ou électroniques. Les annuaires papier n'existent plus. Cependant, les annuaires électroniques sont importants pour rechercher un numéro interne à l'entreprise.

Utilisation d'un annuaire :

Archivage

Le classement et la conservation de documents pour pouvoir les retrouver ultérieurement. L'archivage est important pour des raisons juridiques, historiques et administratives.

Différentes méthodes d'archivage :

• Archivage physique : classement des documents dans des dossiers et des armoires
• Archivage numérique : numérisation des documents et stockage sur un support informatique

Attitudes non verbales

Les gestes, expressions faciales et postures qui communiquent des informations sans parler. Les attitudes non verbales peuvent être conscientes ou inconscientes et peuvent influencer la communication de manière significative.

Exemples d'attitudes non verbales :

• Contact visuel
• Sourire
• Gestes de la main
• Position du corps
• Ton de la voix

Importance des attitudes non verbales :

• Elles peuvent renforcer ou contredire le message verbal
• Elles peuvent donner des indices sur les émotions et les intentions d'une personne
• Bien maîtrisées, elles peuvent favoriser une bonne compréhension et une meilleure communication entre les interlocuteurs.

Base de données

Un ensemble de données organisées et stockées de manière à pouvoir être facilement consultées et modifiées. Les bases de données sont utilisées pour stocker des informations sur une grande variété de sujets, tels que les clients, les produits, les employés, etc.

Fonctions principales d'une base de données :

• Stockage des données
• Organisation des données
• Consultation des données
• Modification des données
• Suppression des données

Différents types de bases de données existent :

• Bases de données clients /fournisseurs
• Bases de données produits

Boite postale

Une boîte postale est un casier individuel dans un bureau de poste où l'on peut recevoir son courrier ou colis. La boîte postale est une solution pratique pour les personnes qui ne peuvent pas recevoir leur courrier (ou colis) à leur domicile.

Tout le courrier de la personne ou de l'entreprise peut être reçu dans cette boîte postale personnalisée. Il ne s'agit pas d'un casier partagé.

Avantages d'une boîte postale :

• Confidentialité
• Sécurité
• Flexibilité
  

Bon de commande

Un document écrit qui détaille les produits ou services qu'un client souhaite acheter. Le bon de commande est un document contractuel qui engage le client.

Informations figurant sur un bon de commande :

• Nom du client
• Adresse du client
• Numéro de commande
• Date de commande
• Produits ou services commandés
• Prix des produits ou services

Biffer

Rayer un mot ou une phrase pour l'annuler. Biffer est un moyen de corriger une erreur ou de supprimer une information qui n'est pAs nécessaire.

Différents moyens de biffer :

· Utiliser un stylo ou un crayon

· Utiliser un logiciel de traitement de texte

Bordereau d'entrée/Bordereau d'enregistrement du courrier entrant

Un bordereau d'entrée/d'enregistrement est un tableau permettant de procéder à l'enregistrement de l'arrivée du courrier. Pour enregistrer le courrier, on appose sur chaque lettre le numéro et la date d'enregistrement. Le bordereau d'entrée/d'enregistrement est un document important pour le suivi du courrier.

Informations figurant sur un bordereau d'entrée/d'enregistrement :

Nom de l'expéditeur

Adresse de l'expéditeur

Nom du destinataire

Adresse du destinataire

Pièces jointes

Dates

Buvard

Calendrier partagé

Un outil qui permet à plusieurs personnes de visualiser et de modifier un même calendrier en ligne. Les calendriers partagés sont très utiles pour la gestion des rendez-vous et des événements.

Exemple : Un groupe de travail utilise un calendrier partagé pour planifier ses réunions.

Capture d'écran

Une image qui représente ce qui est affiché sur l'écran d'un ordinateur. Les captures d'écran peuvent être utiles pour illustrer un document ou pour dépanner un problème informatique.

Catering

Le catering est un terme anglais qui signifie "ravitaillement" ou "restauration". Cela implique souvent de faire appel à un service de traiteur qui fournit de la nourriture et des boissons pour un événement. Le catering est souvent utilisé pour les réunions, les conférences et les séminaires. Dans une fonction d'accueil, la gestion du catering est fréquemment nécessaire, cette tâche est souvent gérée par le secrétariat.

Charte graphique

La charte graphique est un document/une convention qui définit les règles d'utilisation des éléments graphiques d'une entreprise ou d'une organisation. La charte graphique permet d'assurer une cohérence visuelle dans toutes les communications de l'entreprise. Une charte graphique complète permet d'accélérer et de faciliter la production de nouveaux supports de communication. Il suffit de reprendre les modèles existants pour créer de nouveaux supports.

Exemple : Une entreprise définit une charte graphique qui précise les couleurs, les polices de caractères et le logo à utiliser dans ses documents.

Clavier ergonomique

Un clavier conçu pour réduire la fatigue et les risques de troubles musculo-squelettiques (TMS). Les claviers ergonomiques sont souvent inclinés et ont des touches plus larges et plus espacées.

Cloud

Un terme qui désigne l'utilisation d'Internet pour stocker et traiter des données, plutôt que de les stocker sur des ordinateurs personnels ou des serveurs locaux. Le cloud offre de nombreux avantages, tels que la flexibilité, le nombre d'utilisateurs et la sécurité.

L'inspection du travail est responsable du contrôle du respect du Code du travail et des arrêtés royaux et ministériels en matière d'ergonomie. En cas de non-respect, l'employeur peut être condamné à des sanctions administratives et/ou pénales.

Code du bien être au travail

En Belgique, le Code du travail bien-être au travail comprend les arrêtés d'exécution de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être de travailleurs. Le code vise à protéger la santé et la sécurité des travailleurs en imposant des obligations aux employeurs notamment en matière d'ergonomie.

Quelques points clés du Code du bien-être au travail en lien avec l'ergonomie :

• L'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la santé des travailleurs. Cela inclut l'évaluation des risques ergonomiques et la mise en place de mesures pour les prévenir ou les réduire.
• L'employeur doit fournir aux travailleurs des équipements de travail adaptés à leurs besoins et à leur poste de travail. Cela inclut des meubles et des outils ergonomiques.
• L'employeur doit organiser le travail de manière à éviter les risques ergonomiques. Cela inclut la planification des tâches, la rotation des postes et la formation des travailleurs.
• Les travailleurs ont le droit d'être informés et formés sur les risques ergonomiques liés à leur travail. Ils ont également le droit de participer à l'évaluation des risques et à la mise en place de mesures de prévention.

Code du travail

Le code du travail en Belgique est un ensemble de lois et de règlements qui régissent les relations entre les employeurs et les employés. Il vise à protéger les travailleurs et à garantir leurs droits, tels que :

• Le droit à un salaire minimum
• Le droit à des vacances annuelles
• Le droit à la sécurité et à la santé au travail
• Le droit à la protection contre la discrimination

Compte rendu

Un document informatif qui résume les points importants d'une réunion ou d'un événement. Le compte rendu peut également inclure l'ordre du jour de la réunion.

Convention

1) Accord entre deux ou plusieurs personnes

Une convention est un acte juridique par lequel deux ou plusieurs personnes s'engagent à respecter des obligations réciproques. La convention peut être écrite ou orale.

Exemple : la convention de stage.

2) Règle ou usage établi

Une convention est une règle ou un usage établi par un groupe social ou une communauté.

Copiecarbone : Cc

Cc est une abréviation qui signifie "copie carbone" , cela indique que vous mettez la personne en copie du mail. Ce champ différencie les destinataires « primaires » et « secondaires » en quelque sorte. Les personnes que l'on place en "Cc" sont des destinataires dont on n'attend pas forcément une réponse particulière, mais que l'on souhaite informer d'une correspondance. Les destinataires primaires du mail pourront voir les personnes en copie comprises dans le champ « Cc ».

Pour en savoir plus…

Information additionnelle : L'origine de la copie carbone.

Il s'agit d'une feuille de papier insérée entre deux feuilles de papier carbone pour obtenir une copie d'un document écrit à la main. La copie carbone était un moyen simple de faire des copies de documents.

Courrier

Ensuite, l'ouverture du courrier se déroule différemment en fonction de l’entreprise :

Dans une petite entreprise, le traitement du courrier est assuré, en principe, par une seule personne. Ce travail n'est pour elle qu'une tâche parmi d'autres.

Dans les entreprises plus importantes, le traitement du courrier nécessite la collaboration d'une ou plusieurs personnes à temps plein. Dans ce cas, nous pouvons dire qu'il existe un service courrier comme il existe un service ventes, achats,…

Courrier électronique

Un courrier électronique (email ou courriel) est un message envoyé par voie électronique via Internet. Le courrier électronique est un moyen de communication rapide et pratique.

Exemple : Un employé envoie un email à son collègue pour lui demander des informations.

Copie Carbone (conforme) Invisible : Cci

Cci signifie "Copie Carbone (Conforme) Invisible". C'est une option dans les emails qui permet d'envoyer une copie d'un message à un destinataire sans que les autres destinataires puissent le voir.

Cette fonctionnalité permet également de protéger l'identité des destinataires, la confidentialité des adresses mails placées en Cci et de prévenir les prises de contact non sollicitées.

Coupe-papier

Un outil utilisé pour couper le papier. Généralement, le coupe-papier est un outil indispensable pour ouvrir les enveloppes dans les bureaux et les administrations. 

Les enveloppes sont ouvertes soit manuellement à l'aide d'un coupe-papier ou d'un ouvre-lettres, soit mécaniquement. La lame de l'ouvre lettre incise les enveloppes sur un, deux ou trois côtés de préférence, car il est indispensable de bien vérifier qu'il ne reste aucun document dans l'enveloppe. 

Dans certaines firmes, l'enveloppe est présentée sur un plateau lumineux par mesure de sécurité.

Cryptage des données

Un procédé qui permet de transformer des données en un code secret pour les protéger contre les accès non autorisés. Le cryptage des données est un élément important de la sécurité informatique.

Dactylographie

Cc est une abréviation qui signifie "copie carbone" , cela indique que vous mettez la personne en copie du mail. Ce champ différencie les destinataires « primaires » et « secondaires » en quelque sorte. Les personnes que l'on place en "Cc" sont des destinataires dont on n'attend pas forcément une réponse particulière, mais que l'on souhaite informer d'une correspondance. Les destinataires primaires du mail pourront voir les personnes en copie comprises dans le champ « Cc ».

Pour en savoir plus…

Information additionnelle : L'origine de la copie carbone.

Il s'agit d'une feuille de papier insérée entre deux feuilles de papier carbone pour obtenir une copie d'un document écrit. La copie carbone était un moyen simple de faire des copies de documents.

Devis

Un document qui propose un prix pour un service ou un produit. Le devis est un document contractuel qui engage le vendeur et le client après signature.

Informations figurant sur un devis :

• Coordonnées de l'entreprise
• Nom du client
• Adresse du client
• Numéro de devis
• Date de devis
• Période de validité (3 mois)
• Description du service ou du produit
• Prix du service ou du produit
• Conditions de paiement
• Le mot "devis" doit bien sûr être mentionné dans le devis !
  

Diapositive

Le mot "diapositive" désigne une page d'une présentation assistée par ordinateur à l'aide de PowerPoint, Google slides ou Keynote.

Éléments d'une diapositive :

• Titre
• Texte
• Images
• Graphiques
• Tableaux
• Éléments multimédias (vidéos, sons, musiques, liens hypertexte)

Anciennement, le terme diapositive désignait des feuilles transparentes utilisées pour présenter des informations lors d'un cours, d'une réunion ou d'une conférence.

Distributeur de colis/Locker

Dossier

Un ensemble de documents regroupés. Les dossiers peuvent être physiques ou numériques.

Dans un dossier numérique, on peut déposer plusieurs fichiers de types différents (fichiers sons, textes, images, vidéos).

Utilisations d'un dossier :

• Classer des documents/fichiers
• Organiser des documents/fichiers

Drive

Le terme anglophone drive vient des débuts de l'informatique et désignait l'espace de stockage, le disque ou la disquette. Désormais, avec l'apparition du cloud, le terme drive s'applique à l'espace de stockage sur internet, le cloud computing. A partir d'un Drive partagé, tous les objets connectés, comme les tablettes, les smartphones et les ordinateurs vous permettent d'accéder à vos données partout, tant que vous êtes connecté à internet. Ces équipements deviennent des points d'accès pour consulter des données (documents, photos, vidéos...) hébergées sur les serveurs à distance.

Fonctionnalités d'un Drive :

• Stockage de fichiers
• Partage de fichiers
• Collaboration sur des fichiers
• Synchronisation des fichiers

Encodage

Le fait de convertir des informations en un format numérique. L'encodage est nécessaire pour pouvoir stocker et traiter les informations sur un ordinateur. L'encodage peut être un synonyme de dactylographie et de saisie.

Exemples d'encodage :

-  Saisir du texte sur un clavier

-  Retranscrire un document écrit à la main dans un document informatisé

- Saisir des données numériques dans un document Excel

Entreprise

Une organisation créée dans le but de produire et de vendre des biens ou des services. Les entreprises peuvent être de différentes tailles et de différents types.

Exemples d'entreprises :

• PME (Petites et Moyennes Entreprises)
• Grandes entreprises
• Multinationales
• Start-up

Enveloppe

Une enveloppe est constituée d'un papier plié qui sert à contenir et à envoyer un courrier. Les enveloppes existent en différents formats et en différents matériaux.

Exemples d'enveloppes :

• Enveloppe DL (pour les lettres standard)
• Enveloppe C4 (pour les documents A4)
• Enveloppe kraft
• Enveloppe bulle

Ergonomie

L'ergonomie est la science qui vise à adapter le travail aux capacités et aux besoins de l'homme. L'ergonomie est un domaine important pour la santé et la sécurité des travailleurs. Le Code du travail en Belgique impose aux employeurs des obligations importantes en matière d'ergonomie. Le respect de ces obligations permet de prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles, d'améliorer le bien-être des travailleurs et d'accroître la productivité des entreprises. L'ergonomie permet notamment de prévenir les troubles musculosquelettiques à long terme.

Exemples d'applications de l'ergonomie au bureau :

• Choisir un siège, un clavier et/ou une souris ergonomique
• Ajuster la hauteur du clavier et de l'écran
• Faire des pauses régulières

Espace de coworking

Un espace de travail partagé par plusieurs personnes, souvent des entrepreneurs ou des travailleurs indépendants. Les espaces de coworking offrent de nombreux avantages, tels que la flexibilité, la collaboration et la réduction des coûts.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft. Excel permet de créer et de modifier des tableaux de données, de réaliser des calculs et de créer des graphiques.

Fonctions principales d'Excel :

• Saisie et modification de données
• Calculs
• Création de graphiques
• Mise en forme de tableaux

Extension de fichier

Une extension de fichier est un code de trois ou quatre lettres qui apparaît à la fin du nom du fichier et indique le type de fichier dont il s'agit.Les extensions de fichier permettent de savoir quel logiciel est nécessaire pour ouvrir le fichier.

Exemples d'extensions de fichier :

• .doc : Document Word
• .xlsx : Document Excel
• .pdf : Document PDF
• .jpg : Image JPEG

Fax

Un appareil qui permet de transmettre des documents numérisés par voie téléphonique. Le fax est un moyen de communication rapide et pratique pour envoyer des documents importants.

Exemple d'utilisation du fax :

• - Envoyer un contrat signé à un client

Feuille de calcul Excel

Feuille de calcul Excel : Un document créé avec le logiciel Excel qui permet de stocker et de manipuler des données numériques. Les feuilles de calcul Excel sont utilisées pour une grande variété de tâches, telles que la création de budgets, la réalisation de statistiques et la gestion de stocks.

Exemple de feuille de calcul Excel :

• Un budget annuel pour une entreprise
• Un tableau des résultats d'une enquête
• Un inventaire des produits en stock

Fichier

Un ensemble de données stockées sur un support informatique. Les fichiers peuvent être de différents types, tels que des documents texte, des images, des vidéos et des programmes informatiques.

Exemples de fichiers :

• Un document Word
• Une photo JPEG
• Une vidéo MP4
• Un fichier d'installation de logiciel

Firewall

Un système de sécurité informatique qui protège un réseau contre les intrusions et les attaques. Le firewall permet de bloquer les accès non autorisés et de filtrer les données entrantes et sortantes.

Exemple d'utilisation d'un firewall :

• Protéger un réseau d'entreprise contre les intrusions
• Empêcher les employés d'accéder à des sites Web non professionnels

Homonymie

L'homonymie est un phénomène linguistique qui se produit lorsque deux mots ou expressions différents ont la même prononciation ou la même orthographe. Dans le contexte de la bureautique et du secrétariat, l'homonymie peut créer des situations ambiguës et des erreurs de communication.

Exemples d'homonymie en bureautique et secrétariat :

• Homonymie de prononciation :
• "La" (article défini féminin singulier) et "là" (adverbe de lieu)
• "Ce" (pronom démonstratif) et "se" (pronom personnel réfléchi)

Conseils pour éviter les erreurs dues à l'homonymie :

• Utiliser un vocabulaire précis et adapté au contexte.
• Rédiger des phrases claires et concises.
• Vérifier la grammaire et l'orthographe des documents.
• Utiliser des outils de correction automatique.

Identité visuelle

L'identité visuelle est constituée par l'ensemble des éléments graphiques qui permettent de reconnaître une entreprise ou une organisation. L'identité visuelle comprend le logo, les couleurs, les polices de caractères et les autres éléments graphiques utilisés par l'entreprise. Le respect de la charte graphique est important pour garantir une identité visuelle efficace et reconnaissable.

Exemple d'identité visuelle simple et très connue :

- Le logo et les couleurs de Coca-Cola

Imprimante multifonction

Une imprimante qui peut également numériser et copier  des documents. Les imprimantes multifonctions sont des appareils polyvalents qui permettent de gagner de la place et de réduire les coûts.

Exemple d'imprimante multifonction :

• HP OfficeJet Pro 8740
• Epson EcoTank ET-4850
• Brother MFC-L3770CDW

Justifier

Aligner le texte à gauche et à droite d'une ligne. La justification permet de donner un aspect plus professionnel aux documents.

Exemple de justification :

· Justifier le texte d'un rapport

· Justifier le texte d'une lettre

Lettre recommandée

Une lettre recommandée est un type d'envoi postal qui offre des garanties supplémentaires en termes de suivi et de preuve de dépôt et de réception.

Fonctionnement :

• L'expéditeur dépose la lettre recommandée à un bureau de poste ou en ligne.
• Un récépissé est remis à l'expéditeur comme preuve de dépôt.
• Le facteur remet la lettre en main propre au destinataire contre signature.
• Le destinataire peut également donner procuration à une tierce personne pour réceptionner la lettre.
• En cas d'absence du destinataire, un avis de passage est déposé dans sa boîte aux lettres. Il peut alors retirer la lettre recommandée dans un bureau de poste ou en point de retrait.

Utilisations :

• Envoyer des documents importants et confidentiels
• Donner un caractère officiel à une communication
• Conserver une preuve de l'envoi et de la réception d'un document

Machine à affranchir

Une machine qui permet d'affranchir automatiquement les lettres et les colis. Les machines à affranchir permettent de gagner du temps et d'éviter les erreurs d'affranchissement.

Exemple de machine à affranchir :

• Francotyp 350
• Neopost IS-500
• Pitney Bowes DM100i

Navigateur web

Un logiciel gratuit qui permet d'accéder aux pages web et de naviguer sur internet. Les navigateurs web les plus populaires sont Google Chrome, Mozilla Firefox et Microsoft Edge.

Pour en savoir plus…

Objet d'un courrier

L'objet d'un courrier décrit la raison pour laquelle le courrier est envoyé. L'objet doit être clair et concis. La mention de l'objet, employée pour indiquer ce sur quoi porte la lettre ou la note, est facultative. Elle peut se placer contre la marge de gauche ou au centre.

Exemple d'objet de courrier :

• Demande de devis
• Confirmation de commande
• Compte rendu de réunion

Ordre du jour

Un document qui liste les sujets qui seront abordés lors d'une réunion. L'ordre du jour permet de garantir que la réunion reste productive et que tous les sujets importants sont discutés.

Un ordre du jour de réunion doit impérativement être envoyé en amont aux participants. C'est à dire avant la réunion.

Exemple d'ordre du jour :

• Réunion du 6 mars 2023
• 9h00 : Accueil et tour de table
• 9h30 : Présentation du projet
• 10h30 : Questions et réponses
• 11h00 : Pause-café
• 11h30 : Discussion du budget
• 12h30 : Conclusion et prochaines étapes

Organigramme

Un document qui représente la structure hiérarchique d'une organisation. L'organigramme permet de visualiser les différents services et les relations entre les employés.

Outlook

Un logiciel de messagerie électronique, de gestion de calendrier et de contacts développé par Microsoft. Outlook est un outil puissant qui permet de gérer efficacement la communication et le travail collaboratif.

Exemple d'utilisation d'Outlook :

• Envoyer et recevoir des emails
• Organiser son agenda
• Gérer ses contacts
• Planifier des réunions

Ouvre-lettres automatique

Un ouvre-lettres automatique est un appareil qui permet d'ouvrir les lettres automatiquement. L'ouvre-lettres automatique est un outil pratique qui permet de gagner du temps et d'éviter les blessures.

Optimisation du poste de travail

L'optimisation du poste de travail vise à améliorer l'environnement de travail d'un individu afin d'accroître son confort, sa productivité et sa sécurité. Cela implique d'adapter l'espace de travail, les outils et les méthodes de travail aux besoins et capacités de l'utilisateur.

Papier à en-tête

Un papier qui porte l'en-tête d'une entreprise ou d'une organisation. L'en-tête comprend généralement le nom de l'entreprise, le logo, l'adresse et les coordonnées.

Exemple de papier à en-tête :

Athénée Royal d'Evere

Enseignement Général, Technique et Professionnel

Avenue Constant Permeke 2

Panneaux d'orientation

Des panneaux qui permettent de se repérer dans un bâtiment. Les panneaux d'orientation indiquent généralement les différents services, les bureaux et les salles de réunion.

Exemple de panneaux d'orientation :

• Panneau d'orientation à l'entrée du bâtiment
• Panneau d'orientation devant chaque service

Paraphe

Un paraphe est une signature abrégée. C'est un signe apposé sur un document pour en approuver le contenu. Le paraphe est généralement composé des initiales du signataire.

Parapheur

Un parapheur est constitué de feuilles de buvard reliées dans un dossier plastifié muni d'une ou plusieurs perforations. Le parapheur est important dans le cadre de la gestion du courrier.

Il peut être défini comme un registre où l'on glisse le courrier (entre des feuilles de buvard) avant de le présenter à la signature. Des perforations sont présentes dans les feuilles de buvard pour voir s'il y a encore des lettres à signer, pour être certain que toutes les lettres sont expédiées.

Exemple d'utilisation en contexte :

Généralement, les lettres accompagnées des pièces jointes doivent être signées et les doubles paraphés. Ces documents ne sont pas déposés un à un auprès du responsable mais ils sont regroupés dans un parapheur ou signataire

Poste de travail

L'espace de travail d'un employé. Le poste de travail comprend généralement un bureau, une chaise, un ordinateur et d'autres outils nécessaires au travail.

Exemple de poste de travail :

• Poste de travail en open space

Powerpoint

Un logiciel de présentation développé par Microsoft. PowerPoint permet de créer des présentations multimédias composées de diapositives.

Exemple d'utilisation de PowerPoint :

• Créer une présentation pour un cours
• Présenter un projet commercial à des clients

Prospection

Ce terme désigne l'ensemble des actions menées pour identifier des clients potentiels. La prospection peut être téléphonique, emailing, physique, etc.

Procès-verbal

Un document écrit qui relate un événement ou une réunion. Le procès-verbal doit être précis et objectif. Le procès-verbal est un document formel, il doit être approuvé ou contesté de manière officielle.

Exemple de procès-verbal :

• Procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration
• Procès-verbal d'une assemblée générale

Publipostage

Le publipostage est une technique d'envoi de courriers de masse qui consiste à envoyer des messages personnalisés à un grand nombre de destinataires, par voie postale ou électronique.

Le publipostage se compose de deux éléments clés :

• Un message personnalisé: Le message est adapté aux caractéristiques de chaque destinataire, en utilisant des informations telles que son nom, ses intérêts ou son historique d'achat.
• Un envoi en masse: Le message est envoyé à un grand nombre de destinataires, généralement à partir d'une base de données.

Les avantages du publipostage :

• Personnalisation: Le message est plus pertinent pour chaque destinataire, ce qui augmente son efficacité.
• Efficacité: Le publipostage permet de toucher un grand nombre de personnes à un coût relativement faible.
• Mesurabilité: Il est possible de suivre les résultats du publipostage et de mesurer son impact.

Les inconvénients du publipostage :

• Spam: Le publipostage peut être considéré comme du spam si le message n'est pas pertinent pour le destinataire.
• Coût: La création et l'envoi d'un publipostage peuvent être coûteux, surtout si la base de données est importante.

RGPD

Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le RGPD est un règlement européen qui vise à protéger les données personnelles des citoyens européens.

Exemple d'application du RGPD :

• Obtenir le consentement des personnes avant de collecter leurs données personnelles
• Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles
• Informer les personnes de leurs droits en matière de données personnelles

Responsabilité civile

La responsabilité civile en Belgique désigne l'obligation légale de réparer les dommages causés à autrui par votre faute, imprudence ou négligence. Si vous causez des préjudices à un tiers, vous devez indemniser la victime en réparant les dommages ou en versant des dommages et intérêts. Cette responsabilité concerne les citoyens envers d'autres citoyens, et non envers l'État. L'assurance responsabilité civile est courante dans le cadre de l'assurance auto, familiale et incendie.

Signe d'attention

Un signe d'attention dans le contexte de l'accueil est une action ou un mot qui montre à la personne accueillie qu'elle est importante et que sa présence est appréciée. Le simple contact visuel est souvent considéré comme un signe d'attention.

Exemples de signes d'attention :

• Un sourire chaleureux
• Un contact visuel
• Une poignée de main
  
• Un mot de bienvenue personnalisé
• Se montrer disponible et à l'écoute
• Répondre aux questions et demandes de manière claire et concise
• Offrir un rafraîchissement ou une autre attention
• Accompagner la personne à son siège ou à sa destination

En résumé, un signe d'attention est une petite chose qui peut faire une grande différence dans l'expérience d'une personne accueillie.

Slide

Le terme "slide" fait référence à une diapositive ou aux pages qui composent un diaporama. Il est largement utilisé dans le monde de l'entreprise où il est fréquent de présenter des diaporamas ou des dossiers projetés sur ordinateur ou sur grand écran.

Souris ergonomique

Une souris conçue pour réduire la fatigue et les risques de troubles musculo-squelettiques (TMS) lors de l'utilisation d'un ordinateur. La souris ergonomique est généralement plus large et plus incurvée qu'une souris standard et elle épouse mieux la forme de la main.

Exemple de souris ergonomique :

• Souris verticale
• Souris trackball
• Souris à boule

Spam

Un spam est un courrier électronique non sollicité, souvent publicitaire et diffusé en masse. Il est aussi connu sous le nom de « pourriel » ou « courrier indésirable ». Des commentaires indésirables et répétitifs sur des publication, des appels ou des SMS répétés et non-sollicités peuvent être considéré comme du spam.

Exemple de spam :

• Publicité pour un produit ou un service
• Message d'hameçonnage (phishing)
• Propagande politique

Tableur

Un logiciel qui permet de créer et de manipuler des tableaux de données. Les tableurs sont utilisés pour de nombreuses tâches, telles que la gestion de budgets, la réalisation de graphiques et l'analyse de données.

Exemple de tableur :

• Microsoft Excel
• Google Sheets
• LibreOffice Calc

Toner

Poudre de différentes couleurs permettant l'impression par l'intermédiaire d'une imprimante ou d'une photocopieuse laser. C’est avec ce terme que l'on désigne les recharges ou le "réservoir d'encre en poudre" utilisé par une imprimante laser ou par un photocopieur. 

Transcription

Le fait de convertir un document audio ou vidéo en texte écrit. La transcription peut être effectuée manuellement ou par un logiciel de reconnaissance vocale.

Exemple de transcription :

• Transcription d'une interview pour un article de presse
• Transcription d'une conférence pour un compte rendu
• Transcription d'un podcast pour un article de blog

Transcription peut être synonyme de "taper" au clavier.

Troubles musculo-squelettiques (TMS)

Des affections qui touchent les muscles, les tendons et les articulations. Les TMS peuvent être causés par des facteurs multiples, tels que des gestes répétitifs, des postures incorrectes et le port de charges lourdes. Afin de prévenir l'apparition de TMS, l'ergonomie permet d'adapter l'aménagement, le mobilier et le matériel de bureau.

Exemple de TMS :

• Syndrome du canal carpien
• Tendinite
• Lombalgie

URL (Uniform Resource Locator)

Une adresse d'un site internet qui permet d'identifier une ressource sur internet et d'y accéder. L'URL est composée de plusieurs éléments, tels que le protocole (https:// ou https://), le nom de domaine, le chemin d'accès et les paramètres.

Valves

"Valves" fait référence aux différents canaux de communication utilisés par le secrétariat pour communiquer avec les clients, les collaborateurs et les supérieurs. En Belgique, cela désigne souvent un tableau d'affichage, un panneau présentant des petites annonces ou des résultats d'examen.

VPN

Un réseau qui permet de sécuriser et d'anonymiser la connexion internet. Le VPN utilise un tunnel chiffré pour crypter les données et les acheminer via un serveur distant.

Avantage de l'utilisation d'un VPN :

• Accéder à des contenus géo-bloqués
• Protéger sa vie privée
• Contourner les restrictions internet

Word

Un logiciel de traitement de texte développé par Microsoft. Word est l'un des logiciels les plus utilisés au monde pour la création de documents, de lettres, de rapports, etc.